Tim Matching Fund UII Kembangkan Sistem Informasi Bagi Institusi Pendidikan

Tim MF UII
Andri Setiawan (empat dari kiri) dan Hari Setiaji (lima dari kiri) bersama Tim Yayasan Salman Al Farisi. (foto : istimewa)

YOGYAKARTA, JOGPAPER.NET — Tim Matching Fund (MF) Universitas Islam Indonesia (UII) mengembangkan sistem informasi bagi institusi pendidikan. Pengembangan ini dimaksudkan untuk memudahkan pengelolaan seluruh operasional dan menjadi tulang punggung bagi institusi pendidikan. 

“Adanya sistem informasi tersebut, kemampuan institusi pendidikan dalam melakukan perencanaan, pengelolaan proses bisnis pendidikan, proses pengambilan keputusan, serta evaluasi aktivitas dapat meningkat,” kata Mukhammad Andri Setiawan, ST, MSc, PhD, Ketua Tim MF yang didampingi Hari Setiaji, SKom, MEng, Sabtu (31/12/2022).

Bacaan Lainnya

Dijelaskan Andri Setiawan, perkembangan dunia pendidikan, saat ini, dihadapkan pada perkembangan lingkungan strategis menjelang era industri 4.0. Hal ini menuntut institusi pendidikan menggunakan berbagai alat bantu teknologi untuk mengelola dan menjalankan institusi dengan baik.

“Tuntutan ini semakin meningkat dengan adanya pandemi Covid 19, yang memaksa institusi pendidikan memindahkan beragam bentuk layanan yang dimiliki secara dalam jaringan (Daring) atau virtual,” tandas Andri. 

Tim Matching Fund (MF) UII terdiri Mukhammad Andri Setiawan, Hari Setiaji, Ari Sujarwo, S Kom, MIT. (Hons), Kholid Haryono, ST, M Kom, Beni Suranto, ST, M SoftEng., Chanifah Indah Ratnasari, SKom, M Kom dan Erika Ramadhani, ST, M Eng. Tim MF UII mengawali proses transformasi digital di perguruan tinggi sejak tahun 2016.

Lebih lanjut Andri menjelaskan dalam mengembangkan sistem informasi ini, Tim MF UII menggunakan konsep Role-Based Access Control (RBAC) yang dieksekusi melalui implementasi Single Sign On (SSO) berbasis manajemen identitas. Sehingga memberikan visibilitas pengelolaan institusi, baik kepada organisasi, guru, siswa, maupun staf terkait.

Kini Tim MF UII, kata Andri Setiawan, memperluas jangkauan, mengembangkan sistem informasi pada mitra institusi pendidikan. Salah satunya, Yayasan Salman Al Farisi. Dalam pengembangan sistem informasi pada Yayasan Salman Al Farisi akan terbagi menjadi enam tahapan.

Pertama, tahapan inisiasi yaitu analisis kebutuhan mitra; analisis kebutuhan infrastruktur teknologi informasi (TI); identifikasi sumber daya yang sudah dimiliki; proses akuisisi sumber daya oleh mitra; dan dokumentasi proses inisiasi.

“Metode yang diterapkan yaitu studi lapangan dengan datang langsung ke mitra dan melakukan pengamatan yang diperlukan. Wawancara ke mitra DUDI (Dunia Usaha Dunia Industri,red) dengan pucuk kepemimpinan, manajemen tingkat menengah, hingga petugas operasional,” kata Andri. 

Kedua, tahapan pengembangan. Tahapan ini diterapkan menjadi dua area, yakni area pengembangan sistem dan area pengembangan infrastruktur IT. Pada area pengembangan sistem akan menggunakan pendekatan scrum di mana setiap misi produk dilaksanakan pada satu siklus pendek yang disebut sprint. Pada area pengembangan infrastruktur TI, menggunakan pendekatan pengukuran proporsional di mana kebutuhan akan disesuaikan dengan kemampuan mitra di saat seluruh pekerjaan telah diserahterimakan.  

Ketiga, tahap implementasi. Pada tahap ini terdapat enam aktivitas utama yaitu Implementasi domain Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB); implementasi domain akademik; implementasi domain keuangan; implementasi domain sumber daya manusia (SDM); implementasi infrastruktur TI; dan dokumentasi sistem dan proses implementasi.

Kata Andri, metode yang digunakan pada tahap ini adalah piloting di mana sistem diimplementasikan pada area yang paling krusial dan lingkup yang kecil. Keberhasilan pada tahap ini akan mempengaruhi area lainnya sehingga memastikan unit yang krusial dan lebih kecil berhasil menjadi penting. Secara bertahap akan diimplementasikan pada unit lainnya setelah unit pilot berhasil. 

Keempat, tahap evaluasi dan rekomendasi. Tahap ini memiliki enam aktivitas utama yaitu pengukuran efisiensi; pengukuran usabilitas pasca implementasi; evaluasi implementasi infrastruktur TI; analisis hasil evaluasi; membuat rekomendasi hasil evaluasi; dan dokumentasi evaluasi. Metode untuk pengukuran efisiensi akan menggunakan satuan waktu dan tahap proses. Hasilnya dibandingkan dengan sebelum menggunakan sistem sehingga didapatkan angka peningkatan yang tepat. 

Kelima, tahap dokumentasi dan pelaporan. Metode yang digunakan pada tahap ini adalah kolaborasi yaitu kerja sama seluruh pihak yang terlibat dalam mendokumentasikan seluruh proses mulai dari awal hingga pelaporan akhir. 

Keenam, tahap rencana dan tindak lanjut. Metode yang digunakan adalah FGD bersama mitra untuk mendapatkan berbagai peluang pengembangan pada masa mendatang.

Andri berharap sistem informasi yang telah dikembangkan Tim MF UII, diharapkan dapat mentransformasi aspek digital pada Yayasan Salman Al Farisi dalam mengelola operasional. “Sehingga Yayasan Salman Al Farisi mampu meningkatkan performansi kerja dari yang manual menjadi berbasis sistem dan teknologi yang lebih efisien dan efektif di era revolusi industri 4.0. baik sebagai pengguna yaitu siswa atau orang tua, atau sebagai staf maupun pengajar,” harapnya. (*)